Entreprises

Le groupe OCP s’attaque aux délais de paiement

Par Hassan EL ARIF | Edition N°:5238 Le 27/03/2018 | Partager
Le groupe revoit en profondeur son processus d’achat
12.000 factures traitées en permanence

La vague II du plan de développement de l’OCP porte sur un investissement de 75 milliards de DH. Ce qui se traduit par des centaines, voire des milliers d’appels d’offres, de factures et donc par des risques d’allongement des délais de paiement. Plusieurs entreprises opérant dans l’écosystème du phosphatier remontent souvent des informations au sujet de retards de paiement.

En fait, à un moment donné, les services du groupe se sont retrouvés avec un stock de 12.000 factures à gérer.

Pour résoudre le problème des délais de paiement, le groupe s’est lancé dans un ambitieux projet: la refonte totale du processus interne de traitement de la politique d’achat, depuis l’appel d’offres jusqu’au paiement, en passant par la contractualisation et la réception des biens ou des services fournis. L’objectif du management est d’arriver à court terme à «zéro jour de retard de paiement».

Ce qui serait bénéfique aussi bien pour le groupe que pour ses partenaires, 6.000 fournisseurs référencés au total. En effet, pour donner au maximum d’entreprises des marchés, en particulier des PME, le groupe OCP décompose souvent ses appels d’offres. Les entreprises marocaines n’ayant pas toujours la taille pour soumissionner aux gros marchés.

Les indicateurs s’améliorent et les avancées sont remontées au conseil d’administration. Certaines entreprises sont soit fournisseurs de programmes d’investissement, soit fournisseurs de biens et services courants. Certaines entreprises cumulent les deux casquettes.

Pour réduire les délais de paiement, le groupe OCP travaille également la communication envers ses partenaires. Cela consiste à rendre plus lisible l’organisation de l’entreprise. Ainsi, le dépôt des factures est désormais centralisé au niveau d’un seul et même référent (service).

Ce qui permet aux fournisseurs de ne plus être confrontés à la multiplicité des intervenants et d’avoir un seul et même interlocuteur au service des achats tout au long de la vie d’un partenariat. Ils ne seront plus obligés d’aller chercher des bouts d’informations auprès du service de la comptabilité, un autre au niveau du service des achats et un autre auprès des chefs de projet.

Le traitement des factures est désormais centralisé au niveau de deux centres distincts. Le tout est appuyé par un process informatique pour le suivi des flux des factures et l’évaluation du dispositif. Un mécanisme permettant d’identifier les bouchons et de déterminer les améliorations nécessaires à l’accélération du processus de paiement. Le process informatique est à présent en cours de généralisation.

Pour l’OCP, le challenge est que le fournisseur soit payé exactement à l’échéance convenue dans le cadre de l’appel d’offres et qu’il n’ait plus à supporter des frais financiers à cause d’un retard de paiement.

L’ombudsman aux aguets

Il y a deux ans, le groupe OCP a institué le bureau de l’ombudsman. Une structure de médiation entre le phosphatier et les entreprises constituant son écosystème, ainsi que ses clients et partenaires nationaux et internationaux.
La structure est totalement indépendante de l’entreprise. Elle intervient pour répondre aux requêtes de toutes les parties en interaction avec l’OCP. Pour son premier exercice, elle a reçu 132 requêtes, dont 43 concernent des problèmes de contrats et de facturation. Parmi ces doléances, 88 émanent d’acteurs marocains. Les autres proviennent de différentes régions du monde.

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