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    Réunions: comment les rendre utiles

    Par L'Economiste | Edition N°:27 Le 30/04/1992 | Partager

    Chacun répète, à temps et à contre temps, qu'il faut écouter ses collaborateurs, mieux communiquer, recueillir les idées de tous pour favoriser le développement de l'entreprise, responsabiliser ses subordonnés.
    L'expérience que je peux avoir de nombreuses entreprises au Maroc et les témoignages des participants en formation convergent sur un constat pas encore satisfaisant. Pour des raisons sans doute culturelles, de mentalités, ou liées aux habitudes, les responsables continuent trop souvent encore à jouer les petits chefs centrali-sateurs, tout remplis de leurs propres idées.
    Les subordonnés, dans ces conditions, ne peuvent pas ou n'osent pas donner leurs points de vue, craignent de faire des suggestions ou de présenter des solutions aux problèmes quotidiens.
    Pour manager une équipe de façon performante, il ne s'agit pas de mots ou de belles phrases, mais d'une mise en oeuvre de procédures d'actions très pratiques, aussi simples par exemple que de conduire efficacement une réunion.

    Monopole de la parole

    Des réunions, tout le monde en a, et de nombreuses. Chacun s'y trouve tour à tour comme meneur ou comme simple participant. Que de fois, pourtant, n'entend-on pas les gens se plaindre pour dire qu'elles sont mal conduites, qu'on y perd son temps et qu'en définitive elles ne paraissent pas très productives. Regardons en effet, comment la plupart du temps des choses se passent au quotidien. Le groupe se réunit plus ou moins à l'heure donnée. Le responsable parle souvent beaucoup en monopolisant la parole. Il fait part de ses idées et de ses décisions. Les participants écoutent respectueusement sans pratiquement exprimer leur avis. Dans ces conditions, où réside le travail du groupe?
    Pour remédier à ce dysfonctionnement et opti-miser ce mode de travail devenu aujourd'hui indispensable, il est nécessaire que chacun acquière de nouvelles façons de faire. Globalement beaucoup d'animateurs de réunions doivent s'y prendre autrement qu'ils ne font actuellement et que les participants doivent jouer un autre rôle que celui qu'ils avaient jusqu'à présent.
    Certes, quelques fois, il y a des informations à donner, mais réunir ses collaborateurs, ce n'est pas seulement pour les inviter à écouter. Dans un vrai travail de groupe, on peut aussi étudier ensemble des problèmes, c'est-à-dire recueillir et en rigueur les éléments qui entrent en compte, voir ce qui ne va pas, mesurer les écarts, rechercher les causes, explorer les solutions possibles, étudier les faisabilités, se mettre d'accord en commun sur des choix d'action. Les participants à la réunion sont des personnes concernées par le problème puisqu'il s'agit de leur travail quotidien et bien entendu, elles ont des idées pour améliorer les choses. Encore faut-il que le responsable sache réellement mener et diriger le travail du groupe pour que chacun s'exprime et prenne part activement au traitement et à la résolution des questions.
    Par exemple, il est indispensable de bien préciser ce qu'on attend des participants à la réunion: chercher des idées - échanger les points de vue - se mettre d'accord - poser un problème en rigueur - et utiliser la méthode de conduite adéquate, correspondant à l'objectif poursuivi. Ainsi on n'anime pas un débat comme on fait un fait un brainstorming.

    Plaisir du travail

    Pareillement, il existe des procédures pour faire parler les gens, même timides, pour empêcher les déviants, pour ramener au sujet si l'on s'en écarte, pour faire avancer la discussion sans perdre de temps, pour préparer une réunion avant, pour assurer le compte-rendu et le suivi après.
    La formation dispensée n'a rien d'un enseignement théorique magistral. Les livres, d'ailleurs, n'apprennent pas la pratique. La pédagogie utilisée au cours du séminaire est essentiellement opération-nelle, s'appuyant à tout instant sur des mises en oeuvre et des entraînements pratiques. Chaque participant a ainsi l'occasion de conduire une ou deux séquences actives, portant sur des aspects différents de formation et sur des outils et méthodes à acquérir. C'est à partir des réussites et des échecs commentés et analysés en commun que chacun retire les "enseignements" et les règles essentiels de l'efficacité.
    La pédagogie s'appuie fortement sur la dynamique du groupe en formation, à la fois pour la comprendre mais aussi pour la maîtriser et l'utiliser. Pour réaliser un travail de groupe, pour conduire une réunion, il existe des techniques à connaître et des façons de faire porteuses à utiliser. Mais il se passe d'autres phénomènes que j'appellerais plus psychologiques. Les participants travaillent mieux s'ils sont intérieurement stimulés. Comment les motiver? Ils peuvent devenir passifs, opposants, agressifs. Pourquoi? Comment remédier à ces moments de recul? Un groupe, c'est une entité qui vit, avec des interactions entre les membres (oppositions, conflits, mais aussi élans positifs entre les membres, réactions, faiblesses, joie, amusement, ....). Que doit faire l'animateur pour donner vie et plaisir dans le travail commun et entraîner tout le monde en synergie? Dans un groupe, chacun joue plus ou moins un rôle, des pouvoirs. Il est possible de s'appuyer sur eux pour enrichir la production. Un groupe évolue, mûrit. Comment tirer au mieux profit des étapes par lesquelles il passe? En ce sens, un des objectifs est de rendre les participants un peu plus "psycho-logues".

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