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Ressources humaines:

Par L'Economiste | Edition N°:74 Le 08/04/1993 | Partager

L'application la plus fréquente avec la comptabilité est la paie. L'informatique a déchargé les services du personnel de calculs fastidieux d'impôts et de CNSS. Libère, le DRH utilise l'ordinateur pour une gestion des ressources humaines rationnelle.

Avant d'aborder l'informatisation de la gestion des ressources humaines (GRH), il serait bon de rappeler ce qu'était, ce qu'est et ce que doit être de nos jours cette gestion.

La gestion des ressources humaines a de tout temps été dictée par des contraintes d'ordre administratif et non économique.

Ces contraintes se limitaient essentiellement au: traitement de la paie du personnel, au suivi des absences.

L'objectif de ce type de gestion était d'éviter les conflits et de disposer d'un minimum d'informations permettant de pallier au plus pressé tout en assurant tant bien que mal le quotidien. Or, "gérer le quotidien" équivaut en la matière à "gérer le passé".

Depuis, la fonction ressources humaines a subi des innovations, réorganisations dictées non pas par le désir de mieux faire, mais pour éviter d'être en reste, compte tenu des mutations technologiques, sociales, politiques...

La fonction RH s'est érigée à un niveau de direction au sein de certaines entreprises structurées.

Gérer le futur

Que peut apporter une informatisation de la gestion des ressources humaines?

Quatre grands thèmes seront développés pour réponse: gestion des femmes et des hommes; gestion prévisionnelle des emplois; gestion du recrutement; gestion de la formation.

A) Gestion des femmes et des hommes

Organisée autour des dossiers individuels des salariés, l'informatique allège le suivi administratif, et permet de mieux appréhender ses ressources humaines.

A1) Suivi administratif

Outil d'administration du personnel, l'informatique permet d'assurer les suivi et analyse: des absences: temps partiels, contrats à durée déterminée...; accidents de travail, personnes à charge.

En y prévoyant une fonction bureautique, cet outil permettra la production automatique de courriers personnalisés, et la réalisation de tout document interne destiné aux salariés: contrat de travail, convocation aux visites médicales...

Il permettra également la possibilité de mémoriser un échéancier d'actions à mener, une révision de salaire, un anniversaire d'agent....

A2- Mieux connaître ses ressources

Les données mémorisées doivent permettre de suivre les situations individuelles des salariés et leurs évolutions:

A2.1) Gestion des carrières

Il s'agit d'apprécier la performance individuelle de tout le personnel (même pour un coursier, la performance doit être appréciée); prendre en compte des propositions et des souhaits d'évolution de ce personnel; affecter les ressources humaines qu'il faut là où il faut; rechercher les personnes d'un profil donné.

A2.2) Maîtrise des rémunérations

Il s'agit du suivi des rémunérations individuelles (analyse de la dispersion des rémunérations; mesure de 1'impact de l'individualisation des rémunérations).

A partir d'une date d'attribution, d'un motif d'évolution (augmentation, primes...), l'application dédiée à cette rubrique doit constituer progressivement l'historique des rémunérations du salarié et décrit ses principales composantes (rémunérations fixes et variables, primes et avantages en nature...).

Elle doit permettre la comparaison des rémunérations (salaire annuel théorique), la mesure de leurs écarts (nuages de points) et la représentation de leur tendance (droite de régression).

Ainsi, pour mieux juger de l'équité des rémunérations, on peut, par exemple, situer les salaires par catégorie, par direction... en fonction de l'âge, de l'ancienneté..., par rapport à des indices de référence (coût de vie, enquêtes...).

A2.3) Gestion de la masse salariale

Ici, il s'agit l'analyse des composantes de la masse salariale; de l'étude de sa répartition par établissement, direction, département...

L'explication de ses variations (modification d'effectifs, augmentations générales, promotions...) doivent permettre à un gestionnaire de mieux analyser, simuler une masse salariale à partir d'hypothèses individuelles ou collectives. L'outil informatique doit permettre de prévoir les montants de la masse salariale mois par mois.

A2.4) Analyse des effectifs

Elle consiste à suivre les effectifs et leur répartition: (par établissement, direction, service, catégorie, âge, ancienneté, sexe, nationalité.

Elle permet de se projeter dans le futur (anticiper le vieillissement des populations par sexe, catégorie, métier etc...).

Au même titre que les autres fonctions de l'entreprise, la Direction des Ressources Humaines doit disposer de tableaux de bord complets et fiables. L'outil informatique doit permettre la production régulière d'analyses sur les effectifs, les absences, la formation...

B- Gestion prévisionnelle des emplois

C'est à notre avis le principal outil du gestionnaire. La gestion des ressources humaines s'inscrit au coeur de la stratégie de l'entreprise avec une double mission: traduire en termes de métiers, d'emplois et de postes les objectifs de l'entreprise; évaluer et développer ses ressources humaines afin d'accompagner les mutations de l'organisation. L'objectif étant connu, que peut apporter au gestionnaire l'outil informatique dans ces conditions?

- Description: Elle permet d'enregistrer la définition de chaque emploi, de la consulter ou de l'éditer à tout moment.

- Classification: Chacun de ces emplois peut s'inscrire dans un métier ou une filière professionnelle. Au sein de ces filières, les cheminements d'un emploi à un autre pourront être repérés afin de gérer au mieux la mobilité interne.

- Evaluation: L'outil informatique doit permettre d'accueillir trois natures d'information: la pesée de l'emploi, la qualification de l'emploi en utilisant par exemple une grille de savoir, savoir-faire, savoir-être, la possibilité de rattacher des normes (rémunérations, classification....) à chaque emploi.

- Evolution: Connaître la carte des métiers et des emplois est une étape indispensable pour anticiper les évolutions à venir: quel est le poids actuel et futur des différents métiers dans l'entreprise? quel est l'écart entre la carte actuelle et la carte souhaitable des emplois en termes d'effectifs (excèdent ou déficit), de structure (pyramide des âges, ancienneté...), de qualification (diplômes, formation, continuité. ..), de rémunérations?

Cette gestion - ci pourra être aisément assurée au moyen des simulations que l'outil informatique permet.

C) Gestion du recrutement

Un logiciel adapté au recrutement doit répondre à un certain nombre de critères.

Il doit être un outil de communication et de prospective pour attirer les meilleurs. Il est nécessaire d'agir vite et de disposer d'informations immédiates et précises, pour gagner du temps sur le suivi administratif des dossiers. La conception de ce logiciel doit être faite dans cet esprit.

Outil de communication, ce logiciel doit offrir un suivi permanent et complet de l'activité: (suivi de l'avancement des recrutements: (entretiens effectués, courriers envoyés, candidatures transmises), postes non encore pourvus; (les profils requis, rémunérations proposées, dates d'embauche souhaitées).

D) Gestion de la formation

La formation est généralement dictée par le souci de disposer des compétences:

Ses objectifs peuvent être à court, moyen et long termes.

Le coût de la formation peut, dans certains cas, être lourd à supporter. Il peut dépasser les 10% de la masse salariale, ce qui pousse les entreprises organisées à raisonner en termes de risques.

Si telle formation n'est pas réalisée, quel est le risque que tel objectif ne soit pas atteint?

Ceci amène la contrainte d'un suivi rigoureux quant à: l'élaboration du plan de formation: sa réalisation avec mise en place d'un système d'appréciation; ses retombées en terme de gains de productivité.

Ce suivi dégage des ratios qui se chiffrent en: jours de formation globale pour une année, jours de formation par personne, coût de formation, pourcentage par rapport à la masse salariale.

Bouchaïb SERHANI Directeur Gesper Service

(Ex-DRH de Bull Maroc)

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