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Prise de responsabilité
Tout se joue aux premiers contacts

Par L'Economiste | Edition N°:2736 Le 17/03/2008 | Partager

. Les propos négatifs à bannir lors des premières réunions. Les rencontres individuelles pour une meilleure communication Reprendre les commandes d’une équipe n’est pas toujours facile. C’est même un moment délicat pour les managers. Le premier contact conditionne les relations qui vont s’instaurer par la suite puisque tout se joue durant les premiers jours. Les faux pas doivent être évités. Aucune recette miracle pour réussir la reprise d’une équipe mais certaines démarches sont recommandées par les experts. Hamid El Otmani, directeur général de LMS Organisation et Ressources Humaines, estime que l’action première qu’un manager devrait entreprendre est d’identifier les personnes sur lesquelles s’appuyer et ne pas se tromper sur les points forts et faibles de la structure. Sa crédibilité dépend de la connaissance qu’il a de l’activité de son équipe. Il doit donc se renseigner suffisamment. Il devrait aussi bien sonder le climat social et situer les champs d’intervention prioritaires. Montrer qu’on est bien informé est important pour gagner sa confiance. Ce qu’il faut éviter, se sont les idées préconçues sur les personnes qui composent l’équipe. Pour El Otmani, le travail le plus délicat consiste «à définir les qualités du patron dont la structure a réellement besoin pour pouvoir répondre aux véritables attentes et préoccupations». C’est donc au manager de s’adapter en réalisant un effort sur lui-même. Dès son arrivée, le manager doit réunir ses collaborateurs pour se présenter. Une règle à respecter : ne jamais formuler de propos négatifs lors de cette prise de contact et éviter aussi de critiquer son prédécesseur. Cela obligerait le nouveau manager à faire mieux au risque de perdre toute sa crédibilité. La première réunion est donc une prise de contact et n’a pas pour objet de présenter le plan d’action ou les réformes à mettre en place. N’empêche, le manager pourrait y annoncer le planning des prochaines semaines, à savoir les entretiens individuels qui seront menés et la période d’observation. «Le manager doit s’informer au maximum sur l’environnement où il met les pieds: le contexte de l’unité dont il a la charge, son histoire et les collaborateurs qui la composent», affirme Younès Mouhib, directeur général de Positif Conseil. Les rencontres individuelles peuvent donc démarrer avec les collaborateurs les plus proches. Objectif: s’enquérir de leur mission et parcours, et préparer le terrain pour une collaboration fructueuse. C’est même l’occasion de se faire une idée sur les compétences et la personnalité des collaborateurs, et également de gagner leur confiance.


Observez avant de passer à l’action

Les premières semaines doivent également être consacrées à l’observation. Durant cette période, le manager doit apprendre à connaître le quotidien de son équipe. Ce qui suppose aussi qu’il doit être attentif aux relations entre les collaborateurs et aux difficultés qu’ils rencontrent. Cette période d’observation peut durer trois à quatre semaines. Là aussi, tout dépendra de la situation que traverse l’entreprise. Si elle est en crise, la période d’observation doit être la plus courte possible. La démarche à privilégier est la rencontre puisque c’est le meilleur moyen de communication. Surtout qu’elle permet de développer des relations humaines et personnelles avec ses collaborateurs. Une fois l’étape d’observation et les entretiens individuels bouclés, le manager peut provoquer une seconde réunion durant laquelle il doit restituer les résultats de ses réflexions. Il peut donc énoncer les nouveaux objectifs et les mesures à mettre en place pour faire tourner son service.


Avis d’expertsDes rencontres individuelles pour partager le diagnosticHamid El Otmani, de LMS Organisation

- L’Economiste: Quelles sont les préalables à une rencontre avec la nouvelle équipe? - Hamid El Otmani: La réunion la plus importante est celle durant laquelle le manager arrive avec un schéma de travail structuré. Mais auparavant, il doit entamer le contact avec le personnel dans les ateliers, les bureaux, les chantiers pour parler avec les gens de leur parcours, leur travail, poser des questions et prendre des notes. Vient ensuite la rencontre avec les cadres et les responsables de la structure. Durant cette période d’observation, le dirigeant écoute et prend note pour faire ressortir une synthèse. En dernier lieu, le dirigeant organise des rencontres individuelles 15 à 30 mn avec les personne clés pour partager avec eux son diagnostic et les priorités et réajustements à apporter au plan de départ.  - Faut-il bouleverser rapidement l’ordre établi? -Un organigramme clair doit être très vite élaboré, quitte à le retoucher par la suite pour la bonne exécution des programmes. Même les personnes dont on compte se séparer doivent y figurer (un problème à la fois). Il faut aussi avoir une bonne visibilité sur les fusions de poste pour les remplacements. Tout dépendra de l’urgence de la situation. On peut aller très vite (rupture : cas de restructuration) ou prendre son temps si la situation financière et économique de l’entreprise le permet. - Quelle est la démarche à suivre pour asseoir son autorité?Les gens n’aiment pas les patrons imprévisibles, il faut des missions précises, des budgets détaillés, des objectifs individuels clairs… En fait, il faut donner au personnel le moyen de se défendre contre l’arbitraire et la subjectivité.


La clarté des ordres pour assoir son autoritéYounès Mouhib de Positif Conseil

-L’Economiste: Sur quoi faut-il insister lors de la première réunion avec sa nouvelle équipe? -Younès Mouhib: Le manager doit se présenter, expliquez les objectifs généraux et les attentes. Il doit aussi décliner sa vision, ses méthodes ainsi que sa façon de travailler. Par la suite, il répond aux questions, clarifie et rassure son équipe.- Est-il conseillé de bouleverser rapidement l’ordre établi? -La prudence en matière de gestion des hommes doit toujours être de mise. Avant de bouleverser l’ordre établi, imprégnez-vous tout d’abord de votre nouvel environnement, comprenez le contexte et les enjeux en place, et faites-vous adopter par le groupe. - Comment asseoir son autorité?  - C’est par la clarté des ordres. Le manager doit également tenir compte des limites et du potentiel de ses collaborateurs. Soyez attentif à vos collaborateurs et suivez de manière soutenue leurs réalisations. Il faut également faire preuve de pédagogie avec son équipe.Propos recueillis par K. M.

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