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    Gestion du temps
    Attention au culte de l’urgence

    Par L'Economiste | Edition N°:2755 Le 14/04/2008 | Partager

    . Elle est risquée et assimilée organisation déficiente. Planification, hiérarchisation... comment s’organiserRépondre à toutes les sollicitations, gérer simultanément plusieurs dossiers, faire face aux urgences... c’est le lot quotidien des managers. Plutôt que de se perdre dans des accrobaties, la seule règle de bon sens en la matière est d’être maître de son temps. «L’urgence donne souvent une grande impulsion pour réaliser son travail sans se poser de questions. Ceci dit, faire de l’urgence le principal facteur déclencheur d’impulsion est un grand risque. Ce comportement s’appelle «lifophilie» (Last In First Out)», affirme Houda Laraichi, consultante à Optimum Conseil. La gestion dans l’urgence est donc synonyme de stress et de risque de négliger les tâches les plus importantes. C’est même l’indicateur d’une organisation déficiente. «Le danger de l’urgence, c’est qu’on peut laisser de côté des choses importantes mais non urgentes, lesquelles peuvent, une fois les délais dépassés, avoir des conséquences fâcheuses du fait de leur négligence», poursuit Younès Mouhib, directeur général de Positif Conseil.Eviter la gestion dans le stress et dans l’urgence suppose donc une organisation minutieuse. Les recettes miracles n’existent pas puisque chacun cultive son propre rapport aux temps. Mais certains principes sont à éviter tels que l’urgence permanente ou encore l’absence de hiérarchisation des tâches. La gestion du temps devient critique et demande du recul par rapport aux objectifs et à l’activité de manière globale. Car il n’est pas uniquement question de planifier son quotidien, mais de s’organiser à moyen et long termes. Le manager est donc appelé à rédiger une liste de ce qui doit être fait, définir les degrés de priorité, les délais, l’importance de la tâche, le résultat attendu et évaluer la durée des tâches. Un exercice qui peut s’avérer très utile pour mieux s’organiser et éviter le sentiment d’être constamment débordé.. Faire le triMais, auparavant, le manager doit mener la chasse aux parasites. Ceux-ci viennent aussi bien de l’intérieur que de l’extérieur de l’entreprise. Contre ce phénomène, les experts recommandent d’effectuer un tri pour les éviter. Par exemple, par rapport aux collaborateurs, il est conseillé de mettre en place un horaire des visites et le communiquer, sauf en cas d’urgence. C’est même une manière de ne pas négliger les tâches de fond tout en conservant le contact avec l’équipe. Le téléphone peut également monopoliser du temps et là l’assistante peut filtrer les appels. Pour Younès Mouhib, travailler sur les voleurs de temps, tels que les interruptions excessives par les supérieurs ou les collaborateurs, l’incapacité à dire non et les réunionites, permet des économies importantes en temps et permet aussi d’en dégager pour des activités plus rentables.Après la chasse aux parasites, il faut s’attaquer à l’organisation de son agenda. «Prévoir systématiquement un temps pour chaque sphère: professionnelle, familiale, activités sociales, loisirs, et instaurer des rituels ou des repères temporels par rapport à ces sphères», conseille le DG de Positif Conseil. Pour sa part, Laraichi invite les managers à prendre du recul pour mieux cerner ce qui peut être réellement maitrisé et comment. Des questions comme «à quoi sert ce que je fais?» ou «pourquoi faire ceci au lieu de cela?» sont tout aussi importantes que celles relatives à la gestion telle que «comment vais-je m’y prendre et dans quels délais?». Cela permet de donner du sens à ses activités et surtout de garder en vue ses objectifs pour pouvoir prioriser et/ou déléguer.. Joindre l’utile à l’agréableVient ensuite la phase de planification en tenant compte des contraintes, notamment les rythmes biologiques. Ce qui permet d’identifier les meilleurs moments de la journée, ceux durant lesquels la personne est plus efficiente. Certaines personnes par exemple sont plus en forme le soir et profitent du calme pour avancer sur les dossiers délicats. D’autres le sont durant d’autres moments de la journée. L’essentiel est d’être un bon stratège et de trouver le bon moment pour soi et aussi pour les autres. Les experts conseillent de privilégier les activités qui permettent de réaliser plusieurs objectifs en même temps. Exemple: dîner au restaurant avec un client permet, dans un cadre agréable, de faire avancer les affaires, tout en s’offrant un moment de détente, nécessaire pour l’équilibre personnel. On peut également exploiter des moments a priori de «pure perte de temps», comme l’attente chez le médecin ou le transport par train pour réfléchir, passer des communications, lire, rédiger des notes, etc. C’est une façon d’avoir de l’avance dans ses activités.Khadija MASMOUDI

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